Le colazioni continentali sono croce e delizia di tutte le strutture alberghiere. Possono fare la fortuna di un hotel grazie alle recensioni positive su internet, ma sul fronte dei costi rappresentano una voce di bilancio non indifferente. Abbattere il Food Cost senza rinunciare alla qualità è possibile, ma ci vuole tempo e la piena collaborazione di tutti i reparti coinvolti: amministrazione, cucina, sala e magazzino. Comunemente si pensa che per abbassare il costo delle materie prime sia sufficiente acquistare prodotti che costino meno. Purtroppo questa pratica viene attuata anche da molti ristoratori che, trovandosi in difficoltà, acquistano materie prime di qualità inferiore. Potrà essere conveniente in un primo momento, ma in tempi rapidi i clienti delusi preferiranno andare da un’altra parte. L’immagine per una struttura ristorativa o ricettiva è tutto. Quando il cliente non trova quello che si aspetta o che ha avuto in passato, siate certi che lo perderete.
Vediamo cosa bisogna fare per abbattere tecnicamente il Food Cost delle colazioni.
1 – La situazione di partenza
Qual’è il Food Cost delle vostre colazioni? Sapreste dire com’è composto? Il dato deve essere scientifico e fatto su una media di più mesi. Oltre a definire il numero magico espresso in termini percentuali è fondamentale conoscerne la composizione interna, cioè come vengono distribuiti i costi per categoria di prodotto. Quando i numeri si fanno importanti è anche bene approfondire l’analisi e fare un elenco dei singoli prodotti che contribuiscono maggiormente alla spesa. Molti alberghi utilizzano dei gestionali che già fanno questo lavoro o hanno delle figure professionali, gli F&B Manager e/o i Controller, che si occupano proprio di fornire e analizzare tutti questi dati.
Da oggi gli addetti ai lavori possono contare su uno strumento in più: il Controllo del Food Cost di Portale Chef, un servizio gratuito studiato per tutte le aziende di ristorazione. La sua peculiarità è quella di calcolare il Food Cost e i costi esatti per ogni categoria di prodotto. Tutto ciò è possibile grazie all’uso congiunto dello strumento Inventario di Magazzino che trasmette in automatico al Controllo del Food Cost le variazioni di magazzino e permette di estrapolare i consumi effettivi. L’uso di questi programmi prevede un impegno a consuntivo di poche ore al mese ed è fondamentale per conoscere i vostri costi e monitorare i risultati di tutte le azioni che desiderate intraprendere.
2 – L’analisi della Clientela
Chi sono gli ospiti della nostra struttura ricettiva? La composizione della clientela fa molta differenza, sia per la tipologia (Leisure o Business), che per la nazionalità. Generalmente gli ospiti Business consumano meno rispetto a un cliente Leisure, soprattutto se di nazionalità italiana. Gli americani fanno una colazione sostanziosa e vi faranno aumentare il costo di uova e bacon. Per esperienza personale poniamo al primo posto, per consumi, la clientela di origine asiatica, seguita a breve distanza da quella brasiliana. Sapendo chi entrerà nella vostra sala colazioni potete adeguare ogni giorno il buffet per allineare l’offerta alle esigenze effettive.
Cercate inoltre di conoscete il tempo medio di permanenza in sala dei vostri ospiti. Se non avete un hostess che registra l’ingresso e l’uscita potete affidarvi a frequenti rilevamenti a campione. Dal momento che il consumo è direttamente proporzionale al tempo trascorso in sala, potrebbe essere interessante conoscere questo dato nel tempo.
3 – La scelta dei prodotti e dei fornitori
Dopo aver definito il quadro iniziale passate all’azione. Contattate altri fornitori e confrontate le quotazioni ricevute con quelle dei fornitori attuali. Per fare questo però ci vuole criterio. Partite dalla logica che ogni prodotto debba avere una qualità uguale o superiore a quella attuale e che i fornitori a cui vi state rivolgendo siano specializzati, affidabili e garantiscano almeno gli stessi standard di servizio. Concentratevi sui prodotti che hanno un maggior impatto sui costi e man mano scorrete la vostra lista. Fate sempre riferimento ai volumi di acquisto stagionali, così il fornitore sarà in grado di fare una quotazione considerando il vostro potere di acquisto. Ottimizzate il processo degli ordini; se fate venire il fornitore ogni giorno inevitabilmente il prezzo sarà più alto perché state pagando anche il servizio. Se la deperibilità del prodotto lo consente cercate di avere una quotazione anche per acquisti in maggiori quantità. Approfittate di ogni occasione di convenienza, riducendo il numero di transazioni e scegliendo condizioni di pagamento che prevedono l’applicazione di uno sconto.
I prodotti semilavorati o pronti all’uso hanno un costo generalmente maggiore. Lo stesso discorso vale per il monoporzione. Tutto quello che presumibilmente vi fa risparmiare soldi, alla fine dei conti non è detto che lo faccia veramente. Ogni attività ristorativa ha dei flussi di lavoro e una sua organizzazione, per cui non è possibile stabilire a priori cosa preparare in casa e cosa avere già pronto. Cercate di massimizzare la produttività della cucina, confrontando il costo del prodotto finito da terzi con quello congiunto delle materie prime e del lavoro necessario per produrlo. Se i numeri dell’albergo lo consentono la scelta migliore è sempre quella di preparare tutto in casa.
4 – La gestione delle scorte
Il magazzino gioca un ruolo molto importante nel miglioramento dei conti. In genere i locali tecnici sono limitati e non consentono l’accumulo di grandi quantitativi di merce. Proprio per questo motivo bisogna stabilire bene quali alimenti ha senso stoccare e quali no. Escludiamo dal discorso i prodotti necessari al normale svolgimento del servizio, nei quantitativi stabiliti al di sopra della soglia di sicurezza. A questo punto si devono individuare quei prodotti che, acquistati in grandi quantità, consentano di ottenere un buon risparmio. Partite dai prodotti che hanno un consumo frequente, una bassa deperibilità e che possono essere acquistati in stock. Risparmiare il 10% per un prodotto che resterà in giacenza per un anno intero non ha senso, così come acquistare più del dovuto ed essere costretti a buttarne via una parte perché arrivato a scadenza.
5 – La cucina
Il Food Cost dipende dai prezzi di acquisto così come dalla gestione degli sprechi. Cercate di capire se la cucina lavora in ottimizzazione. Prestate attenzione a quello che resta nel piatto del cliente e quello che avanza a fine servizio. Impostate con la cucina i quantitativi delle preparazioni del buffet e riducetene la quantità man mano che si avvicina l’orario di chiusura. Lo stesso lavoro meticoloso va fatto con le grammature di ogni singolo prodotto. Facciamo un esempio con le mele. Una mela di grande calibro difficilmente sarà consumata per intero, una di piccolo calibro potrebbe non essere sufficiente e si rischia che il cliente ne possa prendere due. Nel primo caso c’è una parte di prodotto pagata che non viene consumata, nel secondo caso si cerca di contenere un costo ma ci ritrova ad averlo raddoppiato. Togliendo la buccia e il torsolo le mele piccole hanno un contenuto edibile inferiore a quello di una mela grande, ma sulla fattura d’acquisto si considera sempre e comunque solo il peso lordo. La giusta grammatura consente, a parità di tutto il resto, di risparmiare con intelligenza puntando su un consumo giusto e controllato.
6 – La sala
Un personale di sala ben addestrato riesce a dare un importante contributo per il contenimento degli costi. In che modo? Monitorando il flusso di arrivo degli ospiti in sala e gestendo al meglio l’uscita dei prodotti e i rimpiazzi. La cucina prende istruzioni dalla sala, per cui il contenimento degli sprechi passa dal maitre o dall’addetto al buffet. Consigliamo inoltre di ridurre le quantità delle cibarie man mano che la maggior parte degli ospiti ha fatto colazione o si avvicina l’orario di chiusura. Basterà giocare con l’allestimento, utilizzare vassoi più piccoli e proporre preparazioni a richiesta.
Le azioni che si possono compiere per abbassare i costi delle colazioni sono molteplici e ognuna non esclude l’altra. Piccoli punti guadagnati nei vari contesti possono corrispondere a un abbattimento generale che arriva alla doppia cifra. Ovviamente parliamo di un processo che può durare mesi e ha bisogno di rilevazioni e sperimentazioni nel tempo. L’industria alimentare poi è in continua evoluzione e non è detto che lo stesso prodotto dello stesso fornitore mantenga gli standard qualitativi iniziali. Per raggiungere e confermare il risultato è quindi buona cosa ripetere il processo ogni anno nel periodo di bassa stagione.
Con questo articolo vi abbiamo fornito le linee guida per abbattere tecnicamente il Food Cost delle colazioni, sperando che possano tornarvi utili per migliorare i conti delle vostre attività. Queste procedure sono le stesse che abbiamo utilizzato nelle strutture in cui abbiamo lavorato, ottenendo ogni volta risultati sorprendenti. Ovviamente non possiamo svelare tutti i trucchi del mestiere altrimenti nessun albergo chiederebbe più la nostra consulenza.
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