Il monitoraggio continuo della spesa in derrate alimentari è fondamentale per ogni attività di ristorazione. In genere il Food Cost rappresenta la seconda voce di costo dopo quella per il personale, ma è quella maggiormente suscettibile di variazioni e la più difficile da tenere sotto controllo. Quanti titolari di un ristorante conoscono il proprio Food Cost? Purtroppo molto pochi. Monitorare il Food Cost significa svolgere un’attività metodica e scientifica di registrazione e interpretazione di dati di gestione, che in parole povere vuol dire:
- monitorare l’andamento del fatturato;
- fare in maniera puntuale e accurata l’inventario di fine mese, suddividendo i prodotti per categoria merceologica;
- controllare tutte le fatture dei fornitori e calcolare i costi dei generi alimentari per ogni categoria;
- calcolare il costo delle materie prime generale e quello delle portate più vendute;
- mettere a confronto mese per mese questi risultati e approfondire le situazioni che non rispettano i parametri di normalità;
- se l’azienda svolge più attività ristorative, fare le opportune diversificazioni mettendo in relazione i fatturati con i corrispettivi centri di costo.
La cosa più difficile è semplicemente trovare il tempo di fare tutto questo in maniera sistematica. Fare dei controlli a campione sarebbe già qualcosa, ma i risultati potrebbero essere fuorvianti. La metodicità è l’unica chiave per sapere esattamente quanto si spende ogni mese in materie prime. Il risultato finale poi va sempre interpretato. Un valore alto o basso vuol dire poco se non è approfondito e contestualizzato. Un’azienda che prepara gli hamburger tritando i vari tagli di carne avrà sicuramente un Food Cost più basso rispetto a un’altra che compra dei prodotti già pronti da un fornitore specializzato. La prima però avrà costi del personale più alti. Non esiste quindi un numero, una percentuale su cui poter far riferimento, ma è lo chef o il ristoratore che stabilisce un budget e un rapporto da mantenere, e lo fa in base alla propria sensibilità ed esperienza. E’ necessario quindi che ci sia un punto di partenza, uno studio completo e oggettivo delle proposte e dei relativi costi. Solo in questo modo si potrà fissare un termine di paragone e sarà più facile compiere le scelte giuste in futuro. Facendo consulenza nel mondo della ristorazione ci molte volte siamo sentiti dire: “sono 10, 20, 30 anni che lavoro in questo settore e so meglio di chiunque altro come funziona”. Va benissimo. Qual è la vita media di un’azienda di ristorazione? Unioncamere qualche tempo fa ha pubblicato un report in cui ha certificato che 3 esercizi su 4 chiudono la saracinesca entro i 5 anni dall’apertura. Fare ristorazione non è semplice anche per i più esperti e la marginalità del settore difficilmente raggiunge la doppia cifra. L’industria alimentare e la disponibilità di risorse sono sempre in frenetica evoluzione e anche chi ha esperienza da vendere fa fatica a seguirne le variazioni. Senza contare poi che anche lo chef più bravo del mondo andrà in sofferenza se non riesce a comunicare l’eccellenza della sua cucina; così come un locale sempre pieno potrà avere un ottimo fatturato, ma allo stesso tempo può ritrovarsi con tanti sprechi e una marginalità negativa.
La regola è uguale per tutti: è necessario tenere i ricavi e i costi sotto controllo con un approccio metodico e scientifico.
Portale Chef ti offre la possibilità di gestire un pannello di controllo legato agli incassi e alla spesa in materie prime. Una volta definite le impostazioni iniziali basterà dedicare poche ore al mese per avere un quadro aggiornato della situazione. Si parte dall’inventario e dalla conoscenza esatta del valore di magazzino. Già da qui si possono fare delle valutazioni sull’utilizzo e la rotazione delle giacenze. Questo primo passaggio è fondamentale, perché si parla di soldi vostri che sono immobilizzati tra gli scaffali e già il semplice controllo periodico dei quantitativi di magazzino sarà un buon deterrente per chi avesse cattive intenzioni. Fatto questo si passa alla semplice somma degli importi imponibili delle fatture. Basta armarsi di un pò di pazienza e una calcolatrice. Per chi lavora con fornitori altamente specializzati il compito sarà più semplice perché potrà considerare direttamente l’importo totale delle varie fatture; per chi utilizza fornitori generici ci sarà un maggior lavoro di divisione. Alla fine però tutti gli sforzi saranno ripagati da una fotografia esatta della situazione. Mese dopo mese si potrà controllare che i parametri rispettino il giusto andamento, andando ad approfondire eventuali anomalie. Intervenire tempestivamente su un’anomalia significa garantire che una perdita iniziale non si ripresenti il mese successivo e non si vada a sommare ad altre nuove emergenti. Solo attraverso piccole e continue correzioni si mantiene il controllo della situazione e si evita che con il passare del tempo una semplice palla di neve si trasformi in una valanga.
Tutto il tempo che dedicherete al controllo del Food Cost sarà ripagato da una maggiore comprensione del vostro lavoro, un risparmio sui costi di gestione e da un allungamento della prospettiva di vita della vostra attività.
Fidatevi di noi!
