Quanto costa organizzare un banchetto di un matrimonio? La prima cosa che mi viene in mente è uno sketch di Maurizio Battista, famoso comico romano. Coinvolto nell’organizzazione del matrimonio della figlia si chiede “ma perché se andiamo a pranzo fuori spendiamo 40 euro a persona e invece se siamo 200, e avvisiamo 6 mesi prima, ci fanno pagare 140 euro?” La domanda è lecita, la risposta è geniale. “Siamo 200? Andiamo al ristorante in 50 gruppi da 4!”
Battista su un punto ha perfettamente ragione. Sono tante le persone che non comprendono i prezzi richiesti dai Catering. Un pranzo in un rinomato ristorante non è neanche comparabile a un ricevimento di nozze. La macchina organizzativa che c’è dietro un servizio banqueting è impressionante e coinvolge decine di figure professionali diverse. Quali sono i costi che un Catering deve sostenere per realizzare un evento di questo tipo?
- la Location
La location ha un prezzo variabile che dipende dalla posizione, dall’esclusività e dal giorno stabilito per l’evento. L’affitto giornaliero impatta in media per un 20-25% sul costo totale del matrimonio e spesso non è visibile perché compreso nel pacchetto. Questa percentuale non tiene conto delle quotazioni delle location più esclusive, che possono raggiungere anche le 5 cifre. Gli importi richiesti possono sembrare alti e per questo negli ultimi anni molti proprietari di ville hanno deciso di lanciarsi in questo mercato. In realtà i ricavi devono essere confrontati con gli importanti costi di gestione e spesso il bilancio si chiude in pareggio. Parliamo di location che ogni anno vengono rimesse a nuovo per essere sempre in condizioni perfette e richiedono costanti interventi di manutentori, giardinieri e tuttofare. Senza contare i costi per le utenze e i servizi di pulizia.
- il Food Cost
Diversamente da quello che si pensi l’impatto del cibo e delle bevande non è la voce di costo più importante e difficilmente supera il costo per l’affitto della location. Le società di catering sono specializzate nella gestione e ottimizzazione delle materie prime e riescono a tirar fuori grandi piatti anche da ingredienti poveri. Il classico filetto di orata in crosta di patate ha un costo a porzione di 1,80 euro, un risotto elaborato costa anche meno. Lo stesso discorso vale per le bevande. Acquistando grandi quantità di merce direttamente dal produttore si ottengono sconti fino al 50% rispetto al prezzo al dettaglio.
- il Personale
Il personale rappresenta in assoluto la maggior voce di costo. Per un matrimonio di 100 invitati bisogna considerare un impiego di almeno 25 persone. La quota più alta è rappresentata dagli operatori di sala, più o meno se ne conta uno per tavolo. Poi c’è la cucina e il personale dedicato alle preparazioni e al lavaggio. Infine ci sono tutte le figure che si occupano dell’allestimento come i trasportatori, i facchini, gli operativi e i fioristi. Queste sono solo le persone coinvolte il giorno dell’evento. Prima di quella data c’è tutto il lavoro svolto dagli addetti commerciali e amministrativi. I primi si occupano del rapporto con il cliente, dei sopralluoghi in villa e della costruzione dell’evento, i secondi gestiscono gli acquisti di attrezzature e materie prime, la ricerca di personale e gli aspetti economici.
- il Materiale
Per organizzare un matrimonio bisogna considerare una quantità interminabile di attrezzature tra sala, cucina e allestimento esterno. Parliamo di migliaia e migliaia di pezzi solo se consideriamo piatti, posate e bicchieri. A seconda del numero e della distribuzione degli eventi il Catering può decidere se acquistare a inizio stagione l’attrezzatura necessaria o noleggiare di volta in volta il materiale occorrente. Ormai le società di noleggio specializzate sono in grado di fornire ogni tipo di allestimento, di qualsiasi stile e quantità. Utilizzare attrezzature proprie può essere particolarmente vantaggioso per chi gestisce location in proprio o ha un elevato numero di eventi, ma questo prevede una spesa complessiva iniziale non indifferente. Chi sceglie la soluzione del noleggio preferisce spendere qualcosa in più per dare maggiore scelta ai clienti, far coincidere le uscite con le entrate e liberarsi dai costi delle immobilizzazioni e della loro gestione. La quota di ammortamento del materiale ha un impatto sul costo dell’evento intorno al 5%. Il noleggio integrale può invece portare la spesa fino al 25% del totale, anche se in questo caso le spese di trasporto sono ridotte.
- la Logistica
La movimentazione del materiale può raggiungere il 10% del costo totale dell’evento. Chi lavora in location proprie ha il grande vantaggio di avere gran parte del materiale a portata di mano, ma deve sostenere dei costi di affitto anche in periodi dell’anno in cui il lavoro è fermo. Le classiche società di catering devono invece portarsi tutto l’occorrente da casa. Di norma le location sono completamente vuote, per cui la logistica deve preparare il materiale e pianificare la consegna e il ritiro di tutta la merce, spesso nell’arco della stessa giornata. Questo significa dover sostenere dei costi per magazzino, muletti, furgoni e carburante, oltre alle spese del personale che abbiamo già considerato in precedenza.
- i Servizi extra
Ogni matrimonio che si rispetti ha dei servizi extra, che danno un tocco di personalità e unicità all’evento. Parliamo di particolari allestimenti floreali, angoli speciali nel buffet, bomboniere e tanto altro. Questi servizi vengono quotati a parte e quindi non rientrano nelle voci di costo generali. Uscendo dalla dinamica del tutto incluso, gli extra possono a volte diventare oggetto di attrito con il cliente. Partiamo dal fatto che in una grande organizzazione qualsiasi elemento diverso dallo standard generi un costo maggiore. Solo per fare un esempio, richiedere un vino diverso da quello proposto significa che il Catering dovrà fare un acquisto una tantum di un altro prodotto a un prezzo vicino a quello di dettaglio, perdendo gli sconti del vino che ha in casa. Il cliente obietterà che il vino proposto e quello richiesto hanno lo stesso prezzo su internet, ma per il Catering si tratta in realtà di una perdita di alcune centinaia di euro.
Ricordo poi il caso di una coppia che desiderava avere al proprio matrimonio un carretto dei gelati. Di fronte a una quotazione di 1.000 euro, i clienti si lamentavano che il ricarico del Catering fosse eccessivo. Un carretto dei gelati prevede un costo di noleggio di 400 euro, più 100 euro per il trasporto e il ritiro. Bisognava poi considerare i costi per un operatore con attestato haccp e ovviamente quelli per il gelato artigianale e dei coni. Il Catering aveva semplicemente fissato un margine del 20%, ma solo al fine di tutelarsi da eventuali rischi e penali.
Con questo articolo speriamo di aver fatto chiarezza sulla differenza tra i 40 euro che si spendono in un ristorante e i 140 euro richiesti dal Catering. Se poi ci sono coppie che vogliono seguire la soluzione offerta dal simpaticissimo Battista, vi suggeriamo di fare le 50 prenotazioni da 4 in largo anticipo, e assicurarsi che il ristorante non sia già occupato per la data del matrimonio.
Restando in ambito wedding, per chi vuole saperne di più su “i 10 consigli utili per un buffet di matrimonio perfetto” può leggere l’articolo scritto da Portale Chef per il Blog di Exclusivevent.
https://www.exclusivevent.it/matrimonio/10-consigli-utili-un-buffet-matrimonio-perfetto/
