In questo articolo vogliamo fornire delle linee guida per fare un’analisi tecnica dell’attività, utilizzando gli strumenti che si hanno a disposizione. La gran parte dei ristoranti ha un gestionale, ma lo usa più per gestire gli ordini che per una vera e propria attività di controllo. Può sembrare complicato ma la parte più difficile è solo sedersi e iniziare a mettere tutto nero su bianco.
1. Analisi degli incassi e della loro distribuzione per prodotto o categoria di prodotto
Chi utilizza un gestionale può fare una stampa degli incassi del 2019 con il dettaglio delle voci di vendite. Chi non lo ha deve scegliere un periodo di riferimento e ricavare i dati dagli scontrini giornalieri. Ci vorrà tempo, ma più lungo è l’orizzonte temporale preso in considerazione e più le informazioni saranno rappresentative. Mettiamo tutto su Excel o un altro foglio di calcolo. Nella prima colonna inseriamo gli alimenti, per categoria o per singolo piatto o prodotto. Nel caso si scelga di utilizzare le categorie, cercate almeno di mettere in evidenza le voci degli alimenti più venduti. Nella seconda colonna riportiamo i relativi singoli incassi. Nella terza colonna calcoliamo il peso ponderato, ovvero il valore percentuale di ogni importo rispetto all’incasso totale. Avremmo ad esempio una situazione simile alla seguente:
| Alimento | Incasso 2019 | % sugli incassi |
| Lasagne | 2.453 € | 2,6 % |
| Bistecca | 4.119 € | 4,4 % |
| Vino bianco | 6.775 € | 7,2 % |
| — | — | — |
| Totale | 94.346 € | 100 % |
In questo modo abbiamo determinato la distribuzione degli incassi nel periodo di riferimento, dato importantissimo per sapere scientificamente cosa abbiamo venduto di più e come si stanno muovendo le vendite nel 2020. Possiamo infatti utilizzare queste percentuali come termine di paragone per tutte le rilevazioni che si faranno durante l’anno. A prescindere da quanto il locale incasserà, saremo in grado di sapere come sta variando la distribuzione degli incassi rispetto al periodo precedente.
2. Analisi dei costi e dei prezzi applicati
Il costo variabile di ogni piatto è dato dalle materie prime utilizzate (Food Cost) e dal tempo che coinvolge il personale in cucina per realizzarlo.
Il Food Cost di un piatto è facile da calcolare. Si prende la ricetta e, in base alle grammature degli ingredienti e al costo delle materie prime riportate nelle fatture, si sommano gli importi di tutti i prodotti utilizzati. Dal momento che i prezzi delle materie prime sono variabili, è sempre bene utilizzare i dati più recenti. Iniziamo a calcolare il Food Cost dei piatti che si vendono di più, trovati grazie all’analisi degli incassi, per gli altri si può procedere a campione.
Al Food Cost aggiungiamo il costo del personale di cucina. Con questo valore non intendiamo il tempo totale di preparazione, ma il tempo che lo staff dedica esclusivamente alla realizzazione di quello specifico piatto. Escludiamo quindi il tempo che serve ad esempio alla lievitazione o alla cottura. Per determinare questo valore ci occorre sapere qual è il costo medio orario lordo dei vostri dipendenti. Se non lo conoscete potete chiederlo al vostro commercialista o al consulente del lavoro. Questo numero comprende lo stipendio, le tasse, le ferie e il TFR e tutti gli altri costi accessori. Quanti minuti vengono dedicati alla preparazione esclusiva di un determinato piatto? Per un spaghetto alle vongole va calcolato il tempo di preparazione del sugo e della mantecatura finale, escludendo il tempo di cottura, durante il quale la cucina è impegnata in altre preparazioni. Se un cuoco costa 18 euro lordi, un minuto del suo lavoro costa 30 centesimi. Nel caso in cui le preparazioni siano fatte in maggiori quantità (es. teglia di lasagna), il tempo va diviso per il numero di porzioni realizzate.
| Alimento | Costo alimento | Costo del lavoro | Totale |
| Lasagne | 1,5 € | 2,3 € | 3,8 € |
| Bistecca | 4,7 € | 0,9 € | 5,6 € |
Una volta ottenuto il costo variabile totale, confrontiamolo con i prezzi del menù. La differenza tra prezzo e costo dovrà essere più o meno omogenea e dovrà essere in grado di coprire tutte le altre spese fisse, oltre a garantire un giusto margine. Può sembrare un esercizio inutile ma ci è capitato spesso di trovare alimenti con un prezzo sbagliato. Quanto è troppo basso stiamo lavorando sottocosto o senza margini, nel caso contrario stiamo penalizzando quel piatto rispetto ad altri con un miglior rapporto qualità/prezzo.
Il Controllo periodico del Food Cost e delle giacenze di magazzino
Su questo argomento Portale Chef mette a disposizione degli operatori di settore due servizi gratuiti:
Questi due programmi permettono ai ristoratori di controllare mensilmente la distribuzione dei costi in relazione al fatturato, così da monitorare numericamente e graficamente l’andamento dell’attività. Il Controllo del Food Cost consente di sapere mese per mese come stiamo spendendo i nostri soldi. Ovviamente ciò non è possibile farlo con precisione senza considerare le variazioni dei prodotti in magazzino.