Quando abbiamo deciso di intraprendere il progetto di Portale Chef, ci siamo prefissati l’obiettivo di essere oggettivi e cercare di fornire ai ristoratori gli strumenti giusti per ottimizzare il proprio lavoro. Parlando di inventario di magazzino non possiamo negare che molti lo considerino alla stregua di una piaga d’Egitto e risolvano il problema a monte, facendolo appena una o due volte l’anno. La stessa oggettività ci impone però di incoraggiare una rilevazione dei dati più frequente. La soluzione corretta è quella di fare l’inventario di magazzino una volta al mese. Molti ristoratori storceranno la bocca, ma è meglio passare un paio d’ore al mese in magazzino che dover gestire brutte sorprese a posteriori. Siamo sinceri. E’ capitato a tutti di ritrovarsi con ammanchi di prodotti risalenti a chissà quale periodo o, al contrario, con merci in giacenza a fine stagione che non si sa come smaltire. Chi sostiene di non aver mai avuto di questi problemi, molto probabilmente non si è ancora accorto di nulla.
In banca ci sono i vostri soldi e più volte al mese si consulta l’estratto conto per conoscere la disponibilità liquida. Molti lo fanno tutti i giorni. Anche sugli scaffali ci sono i vostri soldi. Capita spesso che il valore dei prodotti in magazzino sia più alto di quello del conto corrente. Ve la sentireste di controllare la banca una o due volte l’anno? E allora cosa facciamo per il magazzino?
Fare l’inventario di magazzino ha molti lati positivi e con il passare del tempo può fornirvi importanti chiavi di lettura sull’andamento della vostra attività. Per semplificare il lavoro Portale Chef ha creato un’applicazione sviluppata esclusivamente per le aziende di ristorazione, attraverso la quale sarà più facile prendere nota delle giacenze e utilizzare tutti i dati raccolti per avere un quadro generale della spesa e della distribuzione dei costi.
L’applicazione Inventario di Magazzino ha un database di oltre mille prodotti alimentari, suddivisi per le diverse categorie merceologiche (carne, pesce, frutta e verdura, e così via). Il primo mese è quello più impegnativo, perché sarà necessario dare un valore a ogni prodotto che si vorrà registrare. Dal mese successivo in poi sarà possibile copiare i prezzi inseriti nel mese precedente e, in assenza di variazioni, basterà inserire i dati relati alle quantità. Oltre a dare un valore al magazzino, il sistema è stato studiato per facilitare il controllo periodico dei prezzi e avere la completa padronanza degli acquisti.
I dati dell’inventario di magazzino sono collegati al Controllo del Food Cost. Utilizzando entrambe le funzionalità si potranno monitorare i consumi mensili per ciascuna categoria di costo. Il grado di attendibilità dei dati dipende semplicemente dal grado di accuratezza con cui gli stessi vengono registrati. Se l’inventario di magazzino e l’inserimento dei valori nel Controllo del Food Cost vengono fatti bene, il sistema fornirà una rappresentazione dei vostri consumi con un’esattezza al centesimo di euro. Il pannello di controllo generale garantirà in maniera immediata ed evidente la visualizzazione di ogni tipo di anomalia, rendendo proficuo tutto il tempo investito nel raccogliere i dati.
Se la vostra è un’azienda di ristorazione strutturata vi diamo un ulteriore consiglio. Al di là dei numeri, dei grafici e delle tabelle, fare una passeggiata periodica in magazzino sarà un segnale importante per tutto il personale. La cucina cercherà gestire al meglio gli sprechi, chi si occupa degli ordini farà più attenzione ai prezzi e ai quantitativi, la sala saprà che è sempre tutto sotto controllo.
Le funzionalità Inventario di Magazzino e Controllo del Food Cost fanno parte dei servizi che Portale Chef ha messo a disposizione gratuitamente delle aziende di ristorazione.
Buon inventario a tutti!
